大学生活を送りながらのインターンでは、授業やプライベートの用事、体調不良、ダブルブッキングといった理由でインターンの日程変更もしくは辞退せざるを得ないことがあります。
しかし実際、どのように日程変更をすればいいのかと迷われる方もいるでしょう。
そこで今回はインターンの日程変更を伝えるときのポイントや例文についてご紹介します。
インターンの日程変更は内容によってはできる
インターンの日程変更の可否は厳密にいうとプログラムによります。
とくに複数回のインターンがあれば臨機応変に変更できる可能性が高いですが、実施回数が少ない場合は、既に枠が埋まっていて変更できないこともあり、そういった場合は辞退するしかありません。
したがってインターンの日程変更を希望する場合は、できるだけ早く連絡するようにしてください。
またインターンの日程変更によってマイナス評価を受けることは基本的にないものの、無断欠席やあまりにも不遜な態度などの理由でマイナス評価を受ける可能性があるため要注意。
同じ企業に何度も日程変更をお願いすると、「スケジュール管理能力がない」「うちに興味が薄いのでは？」と思われるケースも。
企業に良い印象を持たれるためにも事前に予定を見直すか、日程変更するときも丁寧に対応するようにしてください。
ケース別！インターンの日程が重複した時の対処法
ここでは、インターンの日程が重複した時の対処法についてケース別に紹介します。
大学の予定と重複した場合
夏・冬の長期休暇に合わせて開催されるインターンシップであれば問題ないですが、通常授業の期間でもインターンシップが実施されることがあります。
もし授業やゼミ活動とかぶった場合、大学経由のインターンシップであれば公欠として認められることもあります。
ただし、大学によっては認められないこともあるため事前の確認が必要です。
大学の予定を欠席しても進級や卒業に影響が少ないと判断できるなら、インターンシップへの参加を検討してみるとよいでしょう。
しかしもし影響が出るのであれば、正直にインターン先に伝えるようにしてください。
他社のインターンをかぶったとき
いくつかのインターンシップに参加する学生は多く、なかには他社のインターンシップの日程とかぶってしまう人も少なくありません。
もしどちらの会社のインターンシップに参加するのか迷った場合はまず、参加したいインターンシップの開催時期の数をそれぞれチェックしてみてください。
企業によっては年度内にいくつか開催期間を設けていることがあるため別日に参加できそうなら見送るのもひとつです。
調整が難しいのなら、より入社意欲の強い企業はどちらかで判断してみてください。
もし参加を見送る際には、「先約があるため」などと言い方を工夫しながら辞退の連絡をするようにするといいでしょう。
一部もしくは全日程参加できない場合
1日または数日といった短期間のインターンシップを何度も開催している企業の場合、企業によっては日程変更ができることもあるため、日程がかぶったことに気づいた段階で担当に連絡してみましょう。
しかし一方で1ヶ月や3ヶ月以上など日程が長期にわたる場合は、欠席すること自体が評価に影響を及ぼす可能性があるため要注意。
特に、インターンシップ最終日で欠席すると評価に影響しかねないため、できるだけ避けるのが無難です。
もし、全日程でかぶってしまうようであれば辞退することも視野に入れましょう。
体調不良など当日にキャンセルしたい場合
開催日までにある程度日数がある場合は、メールでの連絡でも問題ありませんが、当日キャンセルする場合は、電話とメールの両方をしておくことがおすすめです。
はじめに電話をかけて自分の大学名と名前を述べ、体調不良などでインターンをキャンセルする旨を伝えましょう。
さらにそこから万が一の時に備えて文面を残すためにメールを送る事で確実になります。
インターンをキャンセルしても、今後もその企業と何らかの縁がある可能性があります。
電話にしてもメールにしても連絡はおざなりにせず、自分のために時間を割いてくれた相手に敬意を持ち、お詫びと感謝の気持ちを伝えることが大事です。
インターンの日程変更を伝えるときのポイント
ここでは、インターンの日程変更を伝えるときのポイントについてご紹介します。
日程変更・辞退はなるべく早く連絡する
日程変更が必要になったら、なるべく早く連絡するようにしましょう。
なぜなら、日程変更は相手に迷惑をかける可能性があるからです。
企業側も早めに連絡を受ければ、他の学生をインターンに参加させるなどの対応ができる等も挙げられます。
また早めの連絡で、別の日にインターン参加できる可能性も高まり、日程変更がスムーズになるメリットもあります。
企業と自分のためにも分かった時点で速やかに連絡するようにしてください。
電話の場合は会社の就業時間内に連絡する
インターンシップの日程調整をお願いする際には、連絡をする時間帯にも注意が必要であり、営業時間外での連絡はしないようにしましょう。
忙しい時間帯を避けて、日中の連絡を取りやすい時間に電話をかけるのがベストです。
たとえば営業時間が始まる朝一やお昼どき、帰り際を除いた10時〜11時、14時〜17時の時間帯がおすすめです。
営業時間内にかけることで担当者と直接話せますし、確実に伝えられる可能性が高いので狙い目です。
またスムーズに伝えられるように、手元にはスケジュール帳や筆記用具を用意してすぐに日程の確認ができる状態にしておくことも重要です。
慣れないうちは電話に緊張してしまうので、伝えるべき要点をまとめたメモを作っておくと安心でしょう。
Webのメールアドレスを使う
企業からのメールは、添付ファイルがパソコンでしか開けない場合もあるため、就活やインターンで使う場合キャリアメールではなく、gmailやyahooメールなどのWebメールのアドレスを使用するようにしましょう。
なぜなら容量制限があるキャリアメールは、就活には適していないからです。
また新たにメールアドレスを作成する場合は、大学のアドレスを使うのもおすすめです。
大学のメールアドレスは企業にとっても信頼できるドメインであり、どこの学生からメールが来たのかもすぐに見つけてもらえるでしょう。
インターンの日程変更の伝え方
ここでは、インターンの日程変更の伝え方について電話とメールに分けてご紹介します。
電話の場合
電話の場合、先にも述べたように企業の営業時間内にかけるようにしましょう。
電話での話し方は丁寧ながらもはきはきと話すことを意識しましょう。
また日程を調整してもらうといった意識を持ち、相手に申し訳なさと誠意を込めて話すこともポイントです。
ここでは、電話の場合のインターンの日程変更の例文についてご紹介します。
メールの場合
インターンの日程変更の連絡をする際はメールだと確実です。
また一度電話をした場合でも念のためメールでもお詫びの連絡をしておくことをおすすめします。
もしサイトにほかのインターン日が掲載されており、自身の都合が合えばこちらから候補日をいくつか提案してみるのもいいでしょう。
メールでインターンの日程変更をする場合は以下のような例文となります。
さらに電話もしくはメールで日程変更のやりとりがあったら、最後にこちらからお礼のメールを送ると好印象につながります。
日程変更が確実なものになったら当日中に送信するのがベストです。
インターンの日程変更はなるべく早く連絡しよう
今回はインターンの日程変更を伝えるときのポイントや例文についてご紹介してきました。
インターンの日程変更を連絡しても基本的にはマイナスイメージにはなりませんが、無断欠席したり失礼な対応をしたりすると印象が悪くなってしまうため注意が必要です。
企業への影響もあるため、インターンの日程変更はなるべく早めに行うようにしましょう。
また別日でも参加しやすいインターンを選ぶなど、重複しないように余裕をもっておくことも大事です。
